ADRINA– Asistente para la Decisión de Requerimientos, Incidentes y Novedades Administrativas

ADRINA es un sistema de información web cuyo desarrollo inició en 2017 y entró en producción en 2018. Desde entonces, ha evolucionado de manera progresiva, logrando reconocimiento en varios distritos judiciales del país.

Su propósito principal es facilitar la organización funcional de toda la información administrativa gestionada por la corporación. Antes de su implementación, esta labor se realizaba mediante hojas de cálculo, carpetas digitales y archivos físicos, lo que generaba pérdida de información y un alto consumo de tiempo en la consulta de datos.

ADRINA centraliza la información en un entorno seguro, ordenado y accesible, optimizando la gestión de trámites administrativos y reduciendo significativamente el riesgo de omisiones. Gracias a su estructura, el sistema ha contribuido a mejorar la eficiencia operativa y la trazabilidad de los procesos internos.

El sistema está integrado por las siguientes funcionalidades:

Esta funcionalidad permite definir los cargos que conforman el distrito judicial, así como registrar y consultar las novedades relacionadas con las situaciones administrativas que afectan a cada uno de ellos. Actualmente, el sistema cuenta con un histórico de más de 2.000 novedades, entre las que se incluyen nombramientos, traslados, renuncias, entre otros eventos relevantes.

Su utilidad es fundamental para conocer el historial completo de cada cargo dentro del tribunal, incluyendo el acto administrativo que dio origen a cada situación. Esto facilita un control confiable de la planta de personal, permitiendo identificar si los funcionarios son de carrera o se encuentran en condición de provisionalidad.

Además, el sistema incorpora alertas que garantizan la gestión oportuna de los trámites administrativos, evitando omisiones. Por ejemplo, permite hacer seguimiento a los términos establecidos para resolver un traslado.

Gracias a esta funcionalidad, los tiempos de consulta por cargo se han reducido significativamente: de aproximadamente 480 minutos a tan solo 5 minutos, optimizando así la eficiencia en la toma de decisiones y la administración del recurso humano.

Esta funcionalidad, basada en la estructura orgánica del sistema, permite gestionar de manera eficiente las solicitudes de permisos, comisiones y licencias. Gran parte del proceso es autogestionado: los funcionarios acceden a través de la página web del Tribunal Superior, diligencian el formulario correspondiente y cumplen con los requisitos establecidos, lo que les permite hacer seguimiento en tiempo real al estado de sus solicitudes.

ADRINA facilita la generación de reportes gerenciales que apoyan la toma de decisiones por parte del Presidente de la Corporación. Además, automatiza la elaboración de actos administrativos y comunicaciones electrónicas, conforme a las decisiones adoptadas por el Tribunal.

Gracias a estas funcionalidades, el tiempo requerido para gestionar una solicitud se ha reducido de 60 minutos a tan solo 5 minutos por petición. A la fecha, se han tramitado y resuelto más de 6.500 solicitudes presentadas por los funcionarios, lo que evidencia la eficiencia y confiabilidad del sistema en la administración de trámites administrativos.

ADRINA permite gestionar y poner a disposición todos los documentos y peticiones decididas por la Sala Plena del Tribunal, tales como convocatorias, resoluciones, licencias, nombramientos, traslados, peticiones especiales, calificaciones, proyectos, entre otros.

La Secretaría publica estos documentos en el sistema, notificando a los magistrados mediante comunicaciones internas por correo electrónico. Esto garantiza una consulta ágil, centralizada y segura de la información relevante para la Sala Plena.

Una de las principales innovaciones de esta funcionalidad es el uso de inteligencia artificial generativa, que automatiza la extracción de metadatos y la persistencia de los documentos en la base de datos. Una vez aprobados, los documentos son etiquetados para facilitar su búsqueda y consulta futura.

Gracias a esta herramienta, se ha optimizado significativamente el proceso de validación y gestión documental. A la fecha, se han estudiado y administrado más de 7.000 documentos, lo que evidencia el impacto positivo de ADRINA en la eficiencia y trazabilidad de las decisiones colegiadas.

Basado en las demás funcionalidades del sistema, ADRINA dispone de un archivo individual para cada servidor judicial que ha tenido relación con el Tribunal. Esta herramienta permite complementar la información de la hoja de vida mediante la incorporación de documentos personales relevantes.

Gracias a esta funcionalidad, el tiempo de consulta por funcionario se ha reducido de 480 minutos a tan solo 5 minutos. El sistema permite acceder de forma rápida y estructurada a información clave como:

• Cargo y calidad del nombramiento actual
• Solicitudes de permisos, comisiones y licencias
• Historial de novedades administrativas (nombramientos, renuncias, tiempos y actos administrativos asociados)
• Documentos relacionados con decisiones de Sala Plena
• Documentos personales como actas de posesión, hojas de vida, permisos especiales, entre otros

A la fecha, se han administrado eficientemente más de 1.700 documentos, lo que ha fortalecido la trazabilidad, la toma de decisiones y la gestión del talento humano en el Tribunal.

Con la entrada en vigencia de la Ley 2430 de 2025, el Tribunal Superior de Tunja enfrentó la necesidad urgente de contar con un mecanismo ágil, transparente y meritocrático para realizar nombramientos en encargo ante vacancias temporales, priorizando la promoción de servidores judiciales de carrera.

A partir de la información contenida en la estructura orgánica, JUSPRO permite registrar los datos académicos y profesionales de los servidores judiciales en carrera del distrito, así como los movimientos administrativos como nombramientos y renuncias. Esta base de datos facilita la autogestión de postulaciones por parte de los funcionarios, lo que ha permitido que, durante las sesiones de Sala Plena, las designaciones se realicen de forma inmediata, ordenada y transparente.

El tiempo requerido para organizar la información necesaria para la provisión de vacantes se redujo de dos días a tan solo cinco minutos. Además, el sistema permite:

• Escalafonar automáticamente a los postulados mediante inteligencia artificial
• Lanzar convocatorias por correo electrónico dirigidas a los servidores de carrera
• Garantizar la seguridad del proceso mediante doble factor de autenticación (token y correo institucional)

A la fecha, JUSPRO ha registrado más de 500 novedades que permiten validar la planta de personal, con más de 400 servidores activos (en propiedad y provisionalidad), más de 100 perfiles completos habilitados para promoción, y más de 60 nombramientos temporales realizados de manera eficiente y transparente.

Gracias a la integración de ADRINA con la plataforma Justicia XXI, el Tribunal Superior de Tunja ha habilitado ventanillas virtuales en su página web, permitiendo a la ciudadanía presentar solicitudes relacionadas con expedientes judiciales, tales como memoriales, contestaciones, poderes, alegatos, impulsos procesales, entre otros.

Una de las principales fortalezas de esta funcionalidad es la obligatoriedad de asociar cada solicitud a un proceso específico, lo que evita errores en la vinculación de peticiones a los expedientes digitales. A través de bandejas de gestión, los servidores de las Secretarías de la Sala Civil-Familia y la Sala Laboral atienden y resuelven las solicitudes de manera eficiente.

Las peticiones pueden ser monitoreadas en tiempo real, y todas las actuaciones quedan registradas con copia a los correos electrónicos de los ciudadanos y de las secretarías correspondientes. Además, el sistema permite consultar fácilmente el historial de atención de cada requerimiento.

Para garantizar la seguridad y evitar ataques automatizados, se implementa validación mediante inteligencia artificial con reCAPTCHA v3. A la fecha, se han gestionado exitosamente más de 700 trámites a través de la ventanilla virtual de ADRINA, fortaleciendo el acceso a la justicia y la transparencia institucional.

Gracias a la integración de ADRINA con el sistema de gestión procesal Justicia XXI, los servidores judiciales pueden registrar de manera precisa los ingresos y salidas de cada proceso judicial. Esta funcionalidad se apoya en la clasificación de procesos del sistema estadístico SIERJU, y mediante el uso de inteligencia artificial, se calcula automáticamente una fecha estimada de prescripción para cada expediente.

ADRINA genera reportes estadísticos en tiempo real, adaptables a distintos periodos, y facilita la elaboración de formatos de calificación del factor calidad. Además, permite administrar:

• Inventarios de procesos
• Alertas automatizadas con copia al correo electrónico
• Bitácoras privadas por expediente judicial

Gracias a esta funcionalidad, el tiempo de elaboración de estadísticas se ha reducido de tres días a tan solo tres horas, optimizando el proceso de transcripción en SIERJU. También ha fortalecido la confianza de los servidores judiciales al evitar vencimientos de términos y ha eliminado tareas repetitivas como la elaboración manual de formatos de calificación.

Esta funcionalidad de ADRINA permite a la ciudadanía consultar, a través de la página web del Tribunal Superior de Tunja, el inventario de libros disponibles para préstamo. Cada título incluye un breve extracto generado mediante inteligencia artificial generativa, lo que facilita la comprensión del contenido y su utilidad jurídica.

Además de la consulta, el sistema permite gestionar los préstamos de manera eficiente y llevar bitácoras individuales para cada ejemplar, lo que garantiza un control adecuado del uso y circulación del material bibliográfico.

Actualmente, se administran más de 1.000 libros, disponibles para el acceso público, fortaleciendo el conocimiento jurídico y promoviendo el acceso a la información especializada como herramienta de apoyo a la justicia.

A partir de la funcionalidad de Microgerencia Procesal, el área de Relatoría del Tribunal Superior de Tunja ha implementado una herramienta que permite publicar, a través de la página web institucional, las providencias judiciales más relevantes.

Cada providencia se acompaña de tesis, extractos, descriptores, restrictores y fuentes formales, lo que facilita su consulta por parte de la ciudadanía, abogados y demás operadores jurídicos. Esta estructura mejora la comprensión de los fallos y promueve el acceso al conocimiento jurídico de manera ordenada y eficiente.

Gracias al esfuerzo del equipo de Relatoría, ya se han publicado más de 200 providencias judiciales, disponibles para consulta pública, fortaleciendo la transparencia y el acceso a la jurisprudencia del Tribunal.

ADRINA – Un sistema maduro, seguro y en constante evolución

Como se evidencia en sus múltiples funcionalidades, ADRINA es un sistema robusto y consolidado, con amplia experiencia en la gestión administrativa judicial. Cumple con todos los estándares de seguridad exigidos por la Rama Judicial y actualmente opera en los servicios en la nube de Microsoft Azure, contratados oficialmente por la entidad.

El sistema cuenta con certificados de seguridad SSL, lo que garantiza la confidencialidad de la información, y está vinculado a un dominio oficial .gov.co, reforzando su legitimidad y protección institucional.

Esta es la experiencia de ADRINA: una herramienta en constante evolución que ha transformado significativamente la vida laboral de los servidores judiciales del Distrito Judicial de Tunja, facilitando procesos, optimizando tiempos y fortaleciendo la transparencia institucional.